Ochrona Danych Osobowych - Sąd Rejonowy w Gorlicach

Inspektor Danych Osobowych Pan Paweł Pogorzelski - iod@gorlice.sr.gov.pl

Informacja Administratora

Sąd Rejonowy w Gorlicach dochowuje szczególnej staranności przy przetwarzaniu danych osobowych i wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzykom naruszenia praw i wolności osób fizycznych wynikającym z zakresu, charakteru, kontekstu i celów przetwarzania danych.

W celu wypełnienia obowiązku określonego w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), Sąd Rejonowy w Gorlicach informuje, że:

1. Administratorem danych, które są przetwarzane przez Sąd Rejonowy w Gorlicach w związku z realizacją powierzonych mu ustawowo zadań oraz w związku z prowadzoną działalnością administracyjną jest Sąd Rejonowy w Gorlicach z siedzibą: ul. Biecka 5, 38-300 Gorlice. Współadministratorami danych osobowych przetwarzanych w sądowych systemach teleinformatycznych są inne podmioty wymienione w Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 lipca 2022 roku w sprawie powierzenia sądom apelacyjnym wykonywania czynności związanych z projektowaniem, wdrażaniem i utrzymywaniem systemów teleinformatycznych (Dz. Urz. MS z 2022 r. poz. 155 z uwzględnieniem aktów zastępujących albo zmieniających uregulowany w zarządzeniu zakres).

2. Zgodność przetwarzania danych z przepisami prawa nadzoruje wyznaczony Inspektor ochrony danych Pan Paweł Pogorzelski , z którym można bezpośrednio kontaktować się mailowo iod@gorlice.sr.gov.pl;

3. Podstawę prawną przetwarzania danych oraz okres przechowywania danych osobowych przedstawia poniższe zestawienie sporządzone wg celów przetwarzania danych:

Cel: Sprawowanie wymiaru sprawiedliwości

Podstawy prawne:

• Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 334 z późn. zm.).

• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 1568 z późn. zm.).

• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 46 z późn. zm.).

• Ustawa z dnia 24 sierpnia 2001 r. -Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2024 r. poz. 977 z późn. zm.).

• Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 46 z późn. zm.).

• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 marca 2016 r. zmieniające rozporządzenie - Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. poz. 418).
• Ustawa z dnia 9 czerwca 2022 r. o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 978 z późn. zm.).

Okres przechowywania danych:

Okres przechowywania danych wynosi do 50 lat licząc od daty zakończenia sprawy, w zależności jej kategorii sprawy, która jest ustalana na podstawie przepisów:

• Ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (Dz.U.2018 poz. 217 ze zm.);

• Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach resortu sprawiedliwości (Dz.Urz.MS.1985.8.55);

Cel: Wykonywanie zadań z zakresu działalności administracyjnej sądu

Podstawy prawne:

• Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych. (Dz.U.2018 poz. 23 ze zm.);

• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U.2018 poz.155 ze zm.);

• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U.2017 poz.1257 ze zm.);

• Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (Dz.U.2018 poz. 217 ze zm.);

• Rozporządzenie ministra sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U.2015 poz. 2316 ze zm. ).

Okres przechowywania danych:

Okres przechowywania danych wynosi do 50 lat licząc od daty zakończenia sprawy, w zależności jej kategorii sprawy, która jest ustalana na podstawie przepisów:

• Ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (Dz.U.2018 poz. 217 ze zm.);

• Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach resortu sprawiedliwości (Dz.Urz.MS.1985.8.55);

Cel: zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia

Podstawa prawna:

• art. 54 § 2 Ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych. (Dz.U.2018 poz. 23 ze zm.);

Zakres i sposób przetwarzania danych:

Monitoring wizyjny - monitoringiem objęte jest:

• najbliższe otoczenie budynku;

• wejścia do budynku;

• korytarze;

• pomieszczenia, w których odbywa się przetwarzanie danych wymagające ciągłego monitorowania np. Czytelnia akt, BOI.

Okres przechowywania danych:

Nagrania przechowywane są nie dłużej niż 1 miesiąc.

Cel: pozostałe cele przetwarzania danych

Szczegółowo, o celach przetwarzania danych, podstawach prawnych, sposobach przetwarzania, zakresie danych oraz o okresie przechowywania danych Sąd Rejonowy w Gorlicach informuje bezpośrednio osoby, których dane dotyczą, zgodnie z wymogami określonymi w art. 13 i 14 RODO.

4. Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Sąd Rejonowy w Gorlicach przysługują n/w prawa:

• prawo dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa osoba, której dane dotyczą ma możliwość uzyskania informacji między innymi o tym czy jej dane są, a jeśli tak to w jakim zakresie, w jakim celu oraz w jaki sposób jej dane są przetwarzane;
• prawo do sprostowania treści danych – korzystając z tego prawa osoba, której dane dotyczą może żądać poprawienia lub uzupełnienia treści swoich danych np. w przypadku gdy dane zostały błędnie zebrane albo ich treść uległa zmianie;
• prawo do usunięcia danych - korzystając z tego prawa osoba, której dane dotyczą może żądać usunięcia jej danych. Prawo to nie może być zrealizowane jedynie w sytuacji gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora, w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi.
• prawo do ograniczenia przetwarzania - korzystając z tego prawa osoba, której dane dotyczą może żądać ograniczenia przetwarzania jej danych. Po otrzymaniu takiego żądania administrator jest zobowiązany ograniczyć przetwarzanie danych do ich przechowywania, chyba że wykaże niezasadność takiego żądania lub ustanie przesłanek uzasadniających ograniczenie przetwarzania.
• prawo do przenoszenia danych – to prawo osoby, której dane dotyczą ma zastosowanie jedynie w przypadkach jeżeli jej dane są przetwarzane na podstawie zgody a przetwarzanie ma charakter zautomatyzowany – w Sądzie Rejonowy w Gorlicach taka sytuacja nie występuje.
• prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa osoba, której dane dotyczą może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych. Prawo to przysługuje jedynie w przypadku gdy jej dane są przetwarzane na podstawie art.6 lit. e lub f (interes publiczny lub prawnie uzasadniony interes administratora). Po przyjęciu takiego wniosku administrator jest zobowiązany do zaprzestania przetwarzania danych objętych sprzeciwem w w/w celach, chyba że wykaże istnienie ważnej, prawnie uzasadnionej podstawy do przetwarzania danych, którą według prawa uznaje się za nadrzędną wobec interesów, praw i wolności osoby lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie - jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, osoba ta w dowolnym momencie może wycofać udzieloną uprzednio administratorowi zgodę na przetwarzanie jej danych. Wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie wyrażonej zgody przed jej cofnięciem.

W/w prawa osób Sąd Rejonowy w Gorlicach realizuje na wniosek lub żądanie osoby, której dane dotyczą. Wnioski lub żądania dotyczące realizacji w/w praw, za wyjątkiem prawa dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawa do cofnięcia zgody, wymagają uzasadnienia. W celu uzyskania ogólnych informacji o sposobie i zakresie przetwarzania danych osobowych Sąd Rejonowy w Gorlicach dopuszcza wszelkie powszechnie dostępne środki komunikacji, natomiast w sprawach, w których udzielenie informacji bądź zrealizowanie prawa osoby uzależnione jest od uprzedniego zweryfikowania jej tożsamości, zaleca się korzystanie ze środków komunikacji gwarantujących taką możliwość, tj.

• złożenie wniosku lub żądania w tradycyjnej formie pisemnej na dzienniku podawczym w siedzibie Sądu Rejonowego w Gorlicach;
• przesłanie wniosku lub żądania pocztą w tradycyjnej formie na adres siedziby Sądu Rejonowego w Gorlicach;
• przesłanie wniosku lub żądania mailem lub na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Sądu Rejonowego w Gorlicach w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Każdy wniosek podlega rozpatrzeniu, a osoba składająca wniosek w terminie do 30 dni otrzyma odpowiedź o zakresie i sposobie jego realizacji.

5. Jeśli osoba, której dane dotyczą uzna, że przetwarzanie jej danych dokonywane jest z naruszeniem przepisów prawa, może wnieś skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

6. Zakres danych niezbędnych do załatwienia spraw, w których Sąd Rejonowy w Gorlicach jest organem właściwym, określony jest wprost lub wynika z przepisów prawa. Skutki odmowy podania danych określają przepisy prawa, a w szczególności odmowa podania danych może skutkować odmową wszczęcia postepowania lub załatwienia sprawy.

7. Sąd Rejonowy w Gorlicach nie dokonuje profilowania osób, których dane przetwarza, a także nie przetwarza danych w sposób zautomatyzowany, którego skutkiem miałoby być podejmowanie decyzji.

8. Sąd Rejonowy w Gorlicach przetwarza dane w zaawansowanych technologicznie systemach informatycznych. W celu doskonalenia technologii przetwarzania danych, podnoszenia poziomu bezpieczeństwa polegającego na zapewnieniu poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania Sąd Rejonowy w Gorlicach korzysta ze wsparcia wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych świadczących usługi z zakresu IT. W/w podmioty, według definicji zawartej w art. 4 pkt 9 RODO, kwalifikuje się jako „odbiorców”.

Przetwarzanie Danych w Sądowych Systemach Teleinformatycznych - Zasady Współadministrowania

Informacje o przetwarzaniu danych w systemie monitorowania

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w trybie DODO